Calculer les frais Réels déductibles des salaires imposables à l'impôt sur le revenu

Attention: Le logiciel Impôt Revenu comporte un système expert qui vous épargne tous les calculs: répondez à ses questions et il s'occupe du reste!
Ne manquez pas un seul de vos frais réels et déduisez le montant maximum possible!

Sommaire

Principes
Détail des frais

Demandeurs d'emploi et frais réels
Déclaration

Principes
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Quand choisir la déduction des frais réels?
Si vous choisissez la déduction de vos frais réels, les allocations pour frais reçues de votre employeur deviennent imposables et doivent être ajoutées à vos salaires.

La déduction des frais réels de vos salaires imposables n'est intéressante que si le total de vos frais réels est supérieur au total: déduction forfaitaire de 10% + éventuelle allocation pour frais d'emploi versée par votre employeur.

Le choix pour les frais réels s'impose-t-il à l'ensemble du foyer fiscal?
Non, l'option est prise individuellement par chaque membre du foyer fiscal, en portant le montant des frais dans la colonne correspondant au salarié ("Vous" ou "Conjoint" ou "Personne à charge").

Le choix pour les frais réels est-il fait pour plusieurs années?

Non, le choix est annuel. Vous pouvez choisir les frais réels plutôt que la déduction forfaitaire chaque année.
Cette année je dois déposer deux déclarations, mon choix s'impose-t-il aux deux déclarations?
Non, lorsque vous devez déposer pour une année plusieurs déclarations, par exemple en cas de mariage, décès, divorce ou séparation, vous optez pour les frais réels ou forfaitaires pour chaque déclaration. Par exemple, vous pouvez décider que les frais réels sont plus intéressants pour les trois premiers mois de l'année où vous étiez célibataire, mais que la déduction forfaitaire est plus intéressante pour le reste de l'année.
Si j'opte pour les frais réels, dois-je déclarer certains remboursements?
Oui, vous devez ajouter au montant de vos salaires bruts les allocations pour frais d'emploi que vous a versées votre employeur. (par exemple la participation de votre employeur à l'achat de titres-restaurant).

Mais si vous avez perçu des remboursements de frais qui étaient des dépenses faites pour le compte de votre entreprise, ceux-ci ne sont pas à rajouter à vos salaires.

A quelles conditions une dépense est-elle considérée comme un frais professionnel?

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1) La dépense doit être une dépense professionnelle
Elle doit avoir été engagée pour "l'acquisition de votre revenu"; elle doit se rapporter à une activité rémunérée imposable dans la catégorie des salaires;

2) Vous devez avoir des justificatifs (tels que factures, attestations, billets d'avion ou SNCF, reçus, tickets de caisse) et vous devez les conserver pendant 3 ans.

3) La dépense doit avoir été payée au cours de l'année d'acquisition des revenus dont elle est déduite: en 2011 pour votre déclaration d'impôt souscrite en 2012.

Il y a-t-il des formalités à remplir?
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Vous devez porter le montant des frais réels que vous avez calculé sur votre déclaration de revenu.

déclaration 2042 page 3, case AK (vous), 1BK (conjoint), et cases 1CK et 1DK pour les personnes à charge.

Vous devez donner la liste détaillée des frais réels en bas de la page 4 de la 2042 dans le cadre "Autres renseignements" ou sur un papier libre à joindre à votre déclaration.

Détail des fraisSommaire

Quelles sont les catégories de frais réels déductibles?

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Les frais d'acquisition de biens durables
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Si vous avez-vous acquis au cours de l'année (ou utilisé un bien acquis auparavant) un bien durable à usage professionnel, nécessaire à l'exercice de votre profession, par exemple un ordinateur, un véhicule, du mobilier, des outils, vous pouvez compter parmi vos frais réels la dépréciation de ce bien, calculé en pratique comme un amortissement: le prix de revient de ce bien (à proportion de l'usage professionnel que vous en faites) divisé par le nombre d'années d'utilisation (3 ans pour un ordinateur).

Si la valeur unitaire du bien est inférieure à 500 Euros hors taxes vous pouvez déduire l'intégralité de cette valeur dès l'année d'acquisition.

En principe vous ne pouvez pas déduire un loyer fictif si vous utilisez une partie de votre habitation à des fins professionnelles. Seule la dépréciation réelle pourrait être déduite, ce qui ne peut s'envisager qu'en cas de marché immobilier à la baisse.

Par contre vous pouvez déduire des frais qui ont affecté votre habitation principale ou un local professionnel que vous avez loué.

Frais de véhicule dont vous êtes propriétaire

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Lisez les détails dans la Fiche Pratique ImpotRevenu "Frais de véhicule"

Si vous êtes propriétairede votre véhicule et l'utilisez pour votre profession, les dépenses que vous pouvez déduire sont les suivantes:

  • la dépréciation du véhicule au cours de l'année (Elle est égale la première année au prix d'achat moins la valeur sur le marché d'occasion au 31 décembre, les autres années elle est égale à la différence entre les valeurs du véhicule sur le marché d'occasion le 1er janvier et le 31 décembre)
  • les frais d'entretien, de carburant, de réparations, d'assurance, de garage, de taxe ('vignette'), de stationnement;
  • les intérêts d'emprunt si le véhicule a été acheté à crédit;

Vous pouvez calculer les dépenses occasionnées par votre véhicule en utilisant le barème kilométrique, qui couvre toutes les charges ci-dessus, à l'exception des frais de garage (lesquels peuvent être déduits à condition de produire les justificatifs (quittances de loyers)). Mais vous devez néanmoins être en mesure de montrer à l'administration des factures d'essence ou d'entretien pour justifier des kilomètres parcourus.

Le logiciel ImpotRevenu comporte une calculette incluant le barème kilométrique et le barème des frais forfaitaires de carburant.  Cette calculette permet de calculer le montant déductible sans risque d'erreur.

Ces frais doivent être réduits en proportion de l'usage non professionnel.

Frais de véhicule loué avec option d'achat (crédit-bail)
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Vous pouvez déduire:
  • les loyers du véhicule;
  • les frais de carburants calculé selon le barème forfaitaire des frais de carburant;

Lisez les détails dans la Fiche Pratique ImpotRevenu "Frais de véhicule"

Frais d'un local professionnel

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Si vous avez utilisé une partie de votre habitation principalepour votre profession parce que vous ne disposez pas d'un local professionnel sur votre lieu de travail, vous pouvez déduire, à proportion de la surface utilisée, les dépenses suivantes:
  • intérêts d'emprunts pour acquisition, construction, grosses réparations de votre résidence;
  • dépenses de ravalement;
  • dépenses pour l'isolation thermique ou la régulation du chauffage;
  • dépenses d'entretien et de réparation;
  • charges de copropriété;
  • charges locatives (nettoyage, gardiennage, ramonage, éclairage, chauffage, assurance, etc...)
  • dépréciation du local causée par l'agencement spécifique du local exigé par votre activité professionnelle
  • impôts locaux (taxe foncière, taxe d'habitation, taxe d'enlèvement des ordures ménagères);

Si vous êtes locataire de votre local professionnel parce que vous ne disposez pas d'un local professionnel sur votre lieu de travail, vous pouvez déduire les dépenses suivantes (le cas échéant diminuées à proportion de l'utilisation non professionnelle du local):

  • Loyer;
  • charges locatives (nettoyage, gardiennage, ramonage, éclairage, chauffage, assurance,etc...);
  • Taxe d'habitation, taxe d'enlèvement des ordures ménagères;
Justificatifs à conserver:
  • attestation de votre employeur certifiant que vous ne disposez pas d'un local professionnel sur votre lieu de travail;
  • documents établissant la superficie de votre habitation (acte d'acquisition ou de location);
  • contrats et échéanciers des emprunts;
  • factures;
  • quittances de loyer;

Frais de transport quotidiens

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Si la distance entre votre domicile et votre lieu de travail est inférieure à 40 kilomètres, il est présumé que vous n'êtes pas éloigné de votre lieu de travail pour des raisons de convenance personnelle, et les dépenses de transport (par un moyen économique) sont déductibles.

Au delà de 40 kilomètres, vous devez justifier que vous êtes dans l'obligation de résider aussi loin de votre lieu de travail:. Par exemple:

  • votre époux ou épouse travaille dans une autre localité;
  • votre travail est temporaire ou comporte une obligation de mobilité géographique;
  • votre logement est substantiellement moins cher qu'à proximité de votre lieu de travail;

Vous ne pouvez déduire qu'un seul trajet aller-retour par jour, sauf dans des cas exceptionnels tels que:

  • impossibilité de prendre vos repas à proximité de votre lieu de travail;
  • obligation de retourner à votre domicile pour vous occuper d'un membre de votre famille, ou de vous-même si votre santé l'exige;
  • horaires de travail particuliers (vous rendant impossible de déjeuner sur votre lieu de travail ou à proximité [fermeture de la cantine quand vous terminez votre service, fermeture des lieux de restauration aux alentours]);

Frais supplémentaires de nourriture en cas d'éloignement

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Si coût de vos repas pris sur votre lieu de travail sont supérieurs au coût de vos repas à votre domicile, vous pouvez déduire ce supplément de coût.

Le coûts des repas pris à votre domicile est évalué par repas, en fonction de votre rémunération annuelle:(voir tableau ci-dessous). Il peut être évalué forfaitairement, d'après les règles applicables en matière de sécurité sociale, lorsque le montant annuel des sommes que vous avez effectivement perçues en espèces n'est pas supérieur au plafond fixé pour le calcul des cotisations de sécurité sociale (montant brut des rémunérations annuelles avant déduction de la part salariale des cotisations sociales et sans ajouter l'évaluation des avantages en nature).

Si vous pouvez prouver le coût des repas pris hors de chez vous, la déduction est égale à ce coût moins le coût des repas pris chez vous.

Si vous ne pouvez pas prouver dans le détail le coût des repas pris hors de chez vous, mais pouvez prouver l'obligation de prendre des repas plus chers hors de votre domicile, le surcoût déductible est égal à un montant défini par repas (voir tableau ci-dessous).

Il faut ensuite déduire de cette somme la participation de l'employeur à l'achat de titres-restaurant.
Lorsque vous bénéficiez d'une telle participation, Il n'est donc intéressant de compter des frais supplémentaires de repas parmi vos frais réels que si vous pouvez prouver que ces frais ont été supérieurs à par repas.

Lorsque la participation de l'employeur à l'achat de titres-restaurant est inférieure à (et que la déduction pour frais supplémentaires pour repas n'est pas demandée ou que la déduction de la participation a été opérée), cette participation n'est pas à rajouter aux salaires imposables, même en cas d'option pour les frais réels.

Exemple 1: Sommaire
Vous déjeunez dans un restaurant près de votre lieu de travail et vous avez gardé tous les tickets de caisse.

Exemple 2:
Vous déjeunez dans un restaurant près de votre lieu de travail, et vous n'avez pas gardé les tickets de caisse, mais vous pouvez prouver que vous êtes obligé(e) de prendre vos déjeuners dans un restaurant.

Exemple 3:
Vous ne disposez pas de lieu de restauration à proximité de votre lieu de travail, et vous retournez prendre vos déjeuners chez vous. Dans ce cas vous pouvez déduire deux aller-retour quotidien entre votre domicile et votre lieu de travail, mais vous ne pouvez pas déduire de frais supplémentaires de repas.

Valeur d'un repas pris chez soi Sommaire

 
  Montant déductible, quel que soit les revenus du bénéficiaire
(les dirigeants de sociétés doivent retenir le montant réel)

Année des revenus

Montant déductible par repas Montant déductible par jour
2012 4,45 € 8,90 €
2011 4,40 € 8,80 €
2010 4,35 € 8,70 €
2009 4,30 € 8,60 €
2008 4,25 € 8,50 €
2007 4,20 € 8,40 €
2006 4,15 € 8,20 €

Par exception, pour les salariés des hôtels, cafés, restaurants et assimilés, et pour l’assiette des cotisations de sécurité sociale, la valeur de l'avantage en nature nourriture est évaluée depuis le 1er janvier 2003, quel que soit le niveau de rémunération des bénéficiaires, à un minimum garanti (MG) par repas, soit 2,95 € avant le 1erjuillet 2003 et 3 € depuis cette date, ou deux MG par jour (arrêté du 28 avril 2003 et lettre ministérielle du 18 juillet 2003).

Salariés des hôtels, cafés, restaurants et assimilés

  2012 2011 2010 et 2009
(montants identiques)
2008 2007 2006
Par repas

1 MG, soit 3, 44 €

1 MG, soit 3, 36 €

1 MG, soit 3,31 € depuis le 1er janvier 1 minimum garanti (MG), soit 3,21 € du 1er janvier au 30 avril et 3,28 € du 1er mai au 30 juin et 3,31 € du 1er juillet au 31 décembre 1 MG, soit 3,17 € depuis le 1er janvier 1 MG, soit 3,11 € du 1er janvier au 30 juin, puis 3,17 € du 1er juillet au 31 décembre
Par jour

2 MG, soit 6, 88 €

2 MG, soit 6, 72 €

2 MG, soit 6,62 € depuis le 1er janvier 2 MG, soit 6,42 € du 1er janvier au 30 avril et
6,56 € du 1er mai au 30 juin et 6,62 € du 1er juillet au 31 décembre
3 MG soit 6,34 € depuis le 1er janvier 2 MG, soit 6,22 € du 1er janvier au 30 juin, puis 6,34 € du 1er juillet au 31 décembre

C’est également pour ces montants qu’il convient de retenir l’avantage de nourriture dans les bases de l’impôt sur le revenu.

A noter: les repas qui sont fournis gratuitement à certains personnels ne sont pas à retenir dans le revenu imposable. 2233]

Frais de double résidence

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Si vous et votre époux (épouse) ou votre concubin (ou concubine), exerçaient vos professions dans des localités éloignés pour des raisons indépendantes de vos volontés, et que vos démarches pour obtenir un rapprochement sont restés vaines, vous pouvez déduire les frais qui en découlent, ou encore si votre emploi est précaire(contrat à durée déterminée)
  • loyer d'une des résidences;
  • frais de transport;
  • frais supplémentaires de nourriture;
Frais de vêtements spéciaux
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Si votre profession vous oblige à porter un vêtement spécial différent des vêtements et costumes de ville ordinaires, tel que blouse, bleu de travail, etc., vous pouvez déduire le prix d'achat, le coût d'entretien et de blanchissage.
Frais de déménagement
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Si vous avez déménagé pour obtenir un nouvel emploi ou parce que votre emploi a été délocalisé ou parce que vous avez été promu et non parce que vous avez demandé votre mutation pour votre convenance, les frais occasionnés sont déductibles, à l'exception des frais de réinstallation de votre foyer.
Frais d'études, de formation et de documentation
Vous pouvez déduire le coût d'achat des livres, des revues, et les frais d'études (pour l'acquisition d'une formation, d'un diplôme) nécessaires à votre profession, ou de réinsertion.
Frais d'avocat
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Les frais engagés pour obtenir en justice le paiement de salaires sont déductibles, ainsi que les frais pour obtenir une indemnité pour rupture d'un contrat de travail, si cette indemnité est imposable dans la catégorie des salaires.
Cotisations syndicales
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Vous pouvez déduire vos cotisations syndicales sans limitation, mais dans ce cas vous ne pouvez pas demander la réduction d'impôt pour cotisation syndicale.

Frais réels des demandeurs d'emploi
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Si vous êtes ou avez été demandeur d'emploi, vous pouver compter parmi vos frais réels:
  • - les frais de déplacement supportés pour rechercher un nouvel emploi;
  • - les frais de formation pour améliorer vos compétences professionnelles ou vous former à la recherche d'un emploi;
  • - les intérêts des emprunts souscrits pour financer votre formation;
  • - les frais de déménagement, si vous avez été contraint de changer de domicile pour trouver un nouvel emploi;
  • - les frais de documentation professionnelle;
  • - les cotisations syndicales;

Informatique
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L'avantage résultant de l'attribution ou de la mise à disposition gratuite, ou à prix réduit, par l'employeur de matériels informatiques neufs, de logiciels et de la fourniture gratuite des prestations de services directement liées à leur utilisation est exonéré, dans la limite de 2000 €.
Déclaration: déclaration 2042 page 3, case AK (vous), 1BK (conjoint), et cases 1CK et 1DK pour les personnes à charge.
Source: Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie
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